Woda i napoje dla pracowników – obowiązek, czy przywilej
Pracodawca ma obowiązek ograniczać szkodliwe oddziaływanie wysokich temperatur i silnego promieniowania słonecznego na pracowników. Obowiązany jest dostarczyć pracownikom zimne napoje, jeśli temperatura na otwartej przestrzeni przekracza 25 st. C albo 28 st. C na stanowisku pracy w pomieszczeniu. Napoje powinny być udostępnione nieodpłatnie, w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może narazić się na karę grzywny.
Jak wynika przepisów § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650, z późn. zm.), pracodawca ma obowiązek zapewniać wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych oprócz wody zapewnić także inne napoje, przy czym ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.
Analizując obowiązki pracodawcy, należy odnieść się także do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Rozporządzenie to określa zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Na podstawie § 1 pkt 1 tego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy. Zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:
1) w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25 st. C,
2) w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10 st. C lub powyżej 25 st. C,
4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 st. C.
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom napojów w ilości zaspokajającej ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w pkt 1 – napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy. Dodatkowo, powinny być one dostępne w ciągu całej zmiany roboczej.
Ważne! Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje.
Obowiązek podatkowy
Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są wolne od podatku dochodowego. Oznacza to, że wartość wody i napojów, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom nie stanowi dla nich przychodu. Nie podlega zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Obowiązek odprowadzenia składek ZUS
Przekazanie wody pracownikom nie powoduje również obowiązku objęcia jej wartości składkami na ubezpieczenia społeczne. Z treści § 2 ust. pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) wynika, iż z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne, wyłączono wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
A co z kosztami pracodawcy
Zgodnie z definicjami zawartymi zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki podatnika, których poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Musi zatem istnieć związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Dodatkowym warunkiem jest, aby wydatek nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Wydatki ponoszone przez pracodawców na zakup wody czy innych napojów niewątpliwie mają związek z przychodem i prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto, kwoty ponoszone na ten cel nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów. Biorąc pod uwagę powyższe, zakup wody i napojów z całą pewnością może być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencja księgowa zakupu wody i napojów
Ewidencji wydatków ponoszonych na zakup wody i innych napojów dla pracowników dokonujemy na koncie zespołu 4 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Transakcję tę ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie faktury VAT otrzymanej od dostawcy.
Ujęcie w księgach rachunkowych zakupu wody i innych napojów powinno wyglądać następująco:
1. Faktura dotycząca zakupu wody
Strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu – wartość netto zakupu
Strona Wn konta 221 – VAT naliczony i jego rozliczenie – wartość VAT
Strona Ma konta 201 – Rozrachunki z dostawcami – wartość brutto faktury
2. Przyjęcie wody do magazynu
Strona Wn konta 310 - Materiały
Strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu
3. Przekazanie wody pracownikom
Strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
Strona Ma konta 310 – Materiały
Uwaga, jeśli jednostka stosuje ewidencję kosztów także według funkcji, księgowania należy dokonać dodatkowo na koncie zespołu 5 dotyczącego kosztów według typów działalności.
Warto dodać, że niektóre jednostki, zgodnie z prowadzoną przez siebie polityką rachunkowości, zakupy wody ewidencjonują z pominięciem magazynu. Działanie takie jest również poprawne. W takim przypadku ewidencji zakupu wody dokonuje się z pominięciem zapisów wskazanych przeze mnie wyżej w punktach 2 i 3. Zamiast nich jednostka powinna dokonać zapisu wskazanego w punkcie 1 oraz:
- Strona Wn Konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
- Strona Ma Konta 300 – Rozliczenie zakupu.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650, z późn. zm.),
Rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279);
ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.).
„Wyszkowiak” nr 29 z 17 lipca 2012 r.
***
Agnieszka Londzin ekonomista, audytor - specjalista w dziedzinie podatków i finansów publicznych. Wieloletni pracownik służb skarbowych
Analizując obowiązki pracodawcy, należy odnieść się także do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). Rozporządzenie to określa zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych. Na podstawie § 1 pkt 1 tego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych napojów, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy. Zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, pracodawca ma obowiązek zapewnić napoje pracownikom zatrudnionym:
1) w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25 st. C,
2) w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000,
3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10 st. C lub powyżej 25 st. C,
4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet,
5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28 st. C.
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikom napojów w ilości zaspokajającej ich potrzeby, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku określonym w pkt 1 – napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy. Dodatkowo, powinny być one dostępne w ciągu całej zmiany roboczej.
Ważne! Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za napoje.
Obowiązek podatkowy
Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące pracownikom na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, są wolne od podatku dochodowego. Oznacza to, że wartość wody i napojów, którą pracodawca przekazuje swoim pracownikom nie stanowi dla nich przychodu. Nie podlega zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Obowiązek odprowadzenia składek ZUS
Przekazanie wody pracownikom nie powoduje również obowiązku objęcia jej wartości składkami na ubezpieczenia społeczne. Z treści § 2 ust. pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) wynika, iż z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a wraz z tym na ubezpieczenie zdrowotne, wyłączono wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
A co z kosztami pracodawcy
Zgodnie z definicjami zawartymi zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki podatnika, których poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Musi zatem istnieć związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Dodatkowym warunkiem jest, aby wydatek nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Wydatki ponoszone przez pracodawców na zakup wody czy innych napojów niewątpliwie mają związek z przychodem i prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto, kwoty ponoszone na ten cel nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów. Biorąc pod uwagę powyższe, zakup wody i napojów z całą pewnością może być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencja księgowa zakupu wody i napojów
Ewidencji wydatków ponoszonych na zakup wody i innych napojów dla pracowników dokonujemy na koncie zespołu 4 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Transakcję tę ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie faktury VAT otrzymanej od dostawcy.
Ujęcie w księgach rachunkowych zakupu wody i innych napojów powinno wyglądać następująco:
1. Faktura dotycząca zakupu wody
Strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu – wartość netto zakupu
Strona Wn konta 221 – VAT naliczony i jego rozliczenie – wartość VAT
Strona Ma konta 201 – Rozrachunki z dostawcami – wartość brutto faktury
2. Przyjęcie wody do magazynu
Strona Wn konta 310 - Materiały
Strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu
3. Przekazanie wody pracownikom
Strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
Strona Ma konta 310 – Materiały
Uwaga, jeśli jednostka stosuje ewidencję kosztów także według funkcji, księgowania należy dokonać dodatkowo na koncie zespołu 5 dotyczącego kosztów według typów działalności.
Warto dodać, że niektóre jednostki, zgodnie z prowadzoną przez siebie polityką rachunkowości, zakupy wody ewidencjonują z pominięciem magazynu. Działanie takie jest również poprawne. W takim przypadku ewidencji zakupu wody dokonuje się z pominięciem zapisów wskazanych przeze mnie wyżej w punktach 2 i 3. Zamiast nich jednostka powinna dokonać zapisu wskazanego w punkcie 1 oraz:
- Strona Wn Konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
- Strona Ma Konta 300 – Rozliczenie zakupu.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650, z późn. zm.),
Rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279);
ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.).
„Wyszkowiak” nr 29 z 17 lipca 2012 r.
***
Agnieszka Londzin ekonomista, audytor - specjalista w dziedzinie podatków i finansów publicznych. Wieloletni pracownik służb skarbowych