Menu górne

REKLAMA

  • Reklama
Dziś jest 22 listopada 2017 r., imieniny Cecylii, Marka

Dwa telefony w jednoosobowej działalności gospodarczej

Czy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może posiadać dwa telefony zarejestrowane na firmę? Sprawa wydaje się być chyba oczywista, jeżeli są one przeznaczone tylko na potrzeby rozmów wykonywanych na rzecz firmy, nie ma wówczas żadnych zastrzeżeń co do posiadania dwóch firmowych telefonów komórkowych czy też innych.
Według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są:
- faktycznie poniesione wydatki;
- poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- wydatki, które nie są zawarte w wykazie kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu w art. 23 ust. 1;

Z problemem możemy zetknąć się podczas kontroli organów skarbowych. Do nas należeć będzie jednak obowiązek wykazania, iż wydatki na utrzymanie dwóch i więcej telefonów stanowią koszt uzyskania przychodu i że wykorzystywanie ich spełnia warunek wydatków ponoszonych w celu uzyskania przychodu. Należy wykazać, iż użytkuje się je tylko i wyłącznie na potrzeby działalności.
Zawsze można skorzystać z wytłumaczenia, że jeden telefon służy do załatwiania spraw biurowych, a drugi do kontaktu z klientami i obsługi np. serwisu. Jednak należy pamiętać, że im więcej telefonów zarejestrowanych na firmę, tym trudniej podatnikowi będzie wytłumaczyć, że w 100 proc. służą tylko do prowadzonej działalności gospodarczej.

Podstawą do rozliczenia w kosztach rozmów powinna być faktura za usługi telekomunikacyjne wraz z wydrukiem przeprowadzonych rozmów, tzw. bilingiem, na podstawie którego możliwe będzie dokładne określenie kosztów rozmów.
Jeżeli w trakcie prowadzonej kontroli Urząd ustali (np. z bilingów), że z telefonu służbowego wykonywane były rozmowy prywatne, może to być zakwestionowane i nieść za sobą konsekwencje. Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż w przypadku stwierdzenia, że wydatki za opłaty ponoszone są w celach osobistych podatnika, pracowników lub też innych osób, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 49). W takim przypadku należy pomniejszyć koszty uzyskania przychodu o wydatki poniesione na rozmowy prywatne oraz przeliczenie abonamentu proporcjonalnie do ilości wykonanych połączeń służbowych.
W takiej sytuacji zasadnym będzie rozliczanie kosztów rozmów służbowych na podstawie bilingów, a abonament proporcjonalnie do rozmów służbowych. Najprostszym i niewymagającym wielu zabiegów sposobem jest posiadanie jednak osobno telefonu prywatnego oraz zarejestrowanego na firmę, ponieważ wtedy wydatki związane z abonamentem i kosztami połączeń bez problemu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej.

Ważne!
Szacunkowo określony koszt rozmów służbowych z prywatnego telefonu przedsiębiorcy nie stanowi kosztu podatkowego.

Z podobną sytuacją mamy do czynienia, gdy zarejestrowaną mamy działalność gospodarczą w domu, wówczas przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia części kosztów lokalu do kosztów działalności. Najczęściej stosuje się w tym celu proporcję powierzchni biurowej do prywatnej albo specjalne „podliczniki”.
W celu zaksięgowania do kosztów działalności rozmów telefonicznych, konieczne będzie uzyskanie bilingu. Na podstawie takiego dokumentu istnieje możliwość wykazania, które rozmowy były przeprowadzane dla celów prowadzonej działalności, a które z nich były prywatne i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
W odróżnieniu od telefonu, który mamy zarejestrowany na firmę, od tego prywatnego tzw. „domowego”, abonament telefoniczny nie będzie mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z opinią organów skarbowych, taki wydatek jest bowiem ponoszony także ze względów osobistych i prawdopodobnie podatnik dokonywałby opłat nawet wtedy, gdyby w lokalu nie była prowadzona jego firma. Nie da się natomiast ustalić, jaka część wydatku poniesionego na abonament odnosi się do rozmów służbowych, a jaka do prywatnych. Trochę dziwna jest ta analogia w stosunku do telefonu komórkowego zarejestrowanego na firmę, ale jak widać, na takim stanowisku stoją organy skarbowe.
Zatem w sytuacji, kiedy przedsiębiorca prowadzi działalność w swoim lokalu mieszkalnym i chciałby mieć możliwość zaliczania wydatków na telefon stacjonarny do kosztów w pełnej kwocie, warto założyć drugą linię, przeznaczoną wyłącznie na cele służbowe.

Prywatny telefon komórkowy
Koszty ponoszone z tytułu korzystania z telefonu komórkowego mogą być dwojakiego rodzaju – są to albo wydatki na abonament i rozmowy, albo też na karty pre-paid.
Jeśli przedsiębiorca posiada prywatny telefon na abonament i przeprowadza z niego także rozmowy służbowe, to jest to sytuacja analogiczna do tej w przypadku prywatnego telefonu stacjonarnego. Koszt abonamentu zawsze w całości będzie obciążał właściciela jako osobę prywatną i nie będzie mógł być uznany za koszt podatkowy. Natomiast możliwość zaliczenia do kosztów rozmów będzie zależna od posiadania bilingu.
Problem pojawia się natomiast w przypadku telefonów doładowywanych kartami typu pre-paid. Korzystając z takiej opcji, nie ma bowiem możliwości uzyskania bilingu rozmów, w związku z czym trudno jest udowodnić, jaka część rozmów była przeprowadzana służbowo, a jaka prywatnie. W takim przypadku, jeśli podatnik chce w swojej firmie wykorzystywać telefon na karty doładowania pre-paid, warto zainwestować w osobną, firmową kartę oraz numer telefonu.

Prywatny telefon pracownika
W ramach wykonywania służbowych zadań z prywatnego telefonu może także korzystać pracownik firmy, a nie tylko jej właściciel. W takiej sytuacji przedsiębiorca może zwracać mu sumy wydawane na rozmowy firmowe.
Ważne!
Zwrot pieniędzy pracownikowi za wykorzystywanie przez niego telefonu prywatnego do celów służbowych, spowoduje przychód u pracownika.

Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym.

Źródło: ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 361,ze zm.)

„Wyszkowiak” nr 39 z 30 września 2014 r.
***
Agnieszka Londzin ekonomista, audytor - specjalista w dziedzinie podatków i finansów publicznych. Wieloletni pracownik służb skarbowych

Napisz komentarz

Dane teleadresowe

Wydawca: Tygodnik Informacyjno-Reklamowy "Wyszkowiak" S.C.

Redakcja: Justyna Pochmara, Irena Prusińska, Hanna Zielińska (kolportaż).

Adres redakcji:
ul. Gen. J. Sowińskiego 61, 07-202 Wyszków, tel./fax (0-29) 742-07-05,
e-mail: redakcja@wyszkowiak.pl

Nr konta: IdeaBank 20 1950 0001 2006 0617 8079 0002

Redakcja zastrzega sobie prawo skracania nadesłanych materiałów i nie odpowiada za treść reklam oraz listów do redakcji.

Tekstów nie zamówionych nie zwracamy. Reklamy przyjmowane są w siedzibie redakcji.

REKLAMA

  • Reklama
  • Reklama
  • Reklama

Projekt witryny

Wykonanie: INFOSTRONY - Adam Podemski, e-mail: adam.podemski@infostrony.pl